Wij werken volgens een privacyreglement. Hierin staat hoe wij volgens de wet (onder andere de Wet op de jeugdzorg en de Wet bescherming persoonsgegevens) met persoonlijke en vertrouwelijke gegevens om moeten gaan.
Kijk hier voor de artikelen van dit reglement.
Wat registreren wij?
Van iedereen die bij ons cliënt is hebben wij een dossier. Dit dossier staat op naam van uw kind. Hierin staan de persoonsgegevens van uw kind en diens ouder(s), zoals naam, adres, burgerservicenummer en geboortedatum. Van alle contacten en afspraken die u met Bureau Jeugdzorg heeft, worden de gegevens in het dossier bewaard. Ook informatie van andere instanties (zoals scholen, de Raad voor de Kinderbescherming of de rechtbank) wordt in het dossier opgenomen.
Inzage van gegevens
Een cliënt van 12 jaar of ouder kan zelf verzoeken om zijn gegevens te mogen inzien. Voor cliënten onder de 16 jaar geldt dat ook hun wettelijk vertegenwoordiger in principe recht heeft op inzage. De richtlijnen hiervoor staan in ons privacyreglement.
Als u het dossier wilt inzien, dan verzoeken wij u dat schriftelijk aan te vragen. Wij maken vervolgens een afspraak met u zodat u de gegevens kunt inzien. U moet zich dan legitimeren met een geldig legitimatiebewijs.
Uitsluiting van inzage
Wij mogen weigeren (bepaalde) informatie aan de wettelijk vertegenwoordiger te tonen als dit in strijd is met de belangen van het kind.
Gegevens over andere personen dan u of uw kind kunnen uitgesloten worden van inzage. Deze gegevens kunt u in principe alleen inzien met toestemming van die ander.
Persoonlijke werkaantekeningen en rapporten die in bewerking zijn, maken geen onderdeel uit van het dossier. Deze kunt u dus ook niet inzien.
Kopiëren van gegevens
Tijdens het inzien kunt u aangeven van welke stukken u een kopie wilt ontvangen. In principe heeft u recht op kopieën van het hele dossier. Gegevens die uitgesloten zijn van inzage mag u niet kopiëren.
Voor het maken van de kopieën kunnen wij een vergoeding vragen. Vraag hiernaar bij uw medewerker.
Corrigeren van gegevens
Een cliënt van 12 jaar of ouder en/of zijn ouder met gezag of voogd kan, wanneer hij van mening is dat de gegevens in het dossier niet juist zijn, schriftelijk vragen om een correctie van de gegevens. Een correctie kan inhouden dat de gegevens verbeterd, aangevuld, verwijderd of afgeschermd worden. Alleen gegevens die feitelijk onjuist (bijvoorbeeld een geboortedatum) , onvolledig of niet ter zake dienend zijn, kunnen gecorrigeerd worden. U kunt geen gegevens corrigeren die betrekking hebben op de mening of constatering van een medewerker of iemand anders. In dat geval kunt u wel vragen of wij uw standpunt willen toevoegen aan het dossier.
Als u gegevens wilt laten corrigeren, dan stuurt u een brief naar de manager van het regiokantoor waar u cliënt bent. Vermeld in die brief duidelijk de naam van het kind zoals die ook op het dossier staat. Geef ook aan welke gegevens niet kloppen en wat volgens u wel de juiste gegevens zijn. U krijgt binnen vier weken schriftelijk antwoord.
Vernietiging van gegevens
U kunt om vernietiging van gegevens verzoeken door een brief te schrijven aan het regiokantoor waar u cliënt bent. U vermeldt hierin in ieder geval de naam van het kind zoals die ook op het dossier staat. Voor cliënten onder de 12 jaar kan de wettelijk vertegenwoordiger dit verzoek indienen.
Als wij uw verzoek om vernietiging toekennen, dan vernietigen wij de gegevens binnen drie maanden. In bepaalde gevallen moeten wij dit echter weigeren. Zo mogen wij de gegevens niet vernietigen als deze in het belang van iemand anders moeten worden bewaard of als een wettelijke bepaling vernietiging verbiedt. Bijvoorbeeld als de wettelijke bewaartermijn nog niet verstreken is.
Doorgeven van gegevens aan anderen
Wij mogen persoonlijke informatie niet zomaar aan anderen doorgeven. Wij doen dit alleen als u daar toestemming voor geeft.
Hierop gelden twee uitzonderingen:
Als het in het belang van de hulpverlening is, mogen wij ook zonder uw toestemming gegevens verstrekken aan andere beroepskrachten die bij de hulp aan uw kind en u betrokken zijn.
Daarnaast mogen wij zonder uw toestemming relevante inlichtingen aan de Raad voor de Kinderbescherming, de rechtbank en het Hof verstrekken.
Als wij gegevens doorgeven, dan brengen wij u hiervan op de hoogte. In geval van een overmachtsituatie mogen we zonder toestemming derden informeren.
Bewaren van gegevens
De wet verplicht ons om het dossier nog vijftien jaar te bewaren nadat de hulpverlening beëindigd is. Die termijn geldt ook bij een ondertoezichtstelling of voogdij. Is de cliënt dan echter nog niet meerderjarig, dan moeten wij het dossier bewaren tot hij dat wel is. Heeft de cliënt een broertje of zusje dat minderjarig is, dan moeten we het dossier ook bewaren tot de meerderjarige leeftijd behaald is van het jongste gezinslid. Dit laatste geldt alleen als het om het voogdij, OTS of AMK-dossier gaat én als het aannemelijk is dat het bewaren van een dossier een bijdrage levert aan het beëindigen van een mogelijke situatie van kindermishandeling of als het bewaren van belang kan zijn als een maatregel wordt overwogen.
Wij mogen het dossier bovendien pas vernietigen nadat de cliënt inzage hierin heeft gehad. Als dit nog niet heeft plaatsgevonden, bewaren wij het dossier tot maximaal 30 jaar na meerderjarig worden van de cliënt.
